基于供应链的采购管理系统的研究与实现
发布日期：2013-02-25 22:05 浏览次数： 次
从20 世纪90 年代以来，国际上兴起横向一体化思想，即利用企业外部资源快速响应市场需求，本企业只抓住最核心的东西：产品方向和市场。横向一体化形成了一条从供应商到制造商再到分销商的贯穿所有企业的链，由于相邻节点企业表现出一种需求和供应的关系，当把所有相邻企业依此连接起来，便形成了供应链。供应链管理的基本概念是建立在这样一个合作信念之上的，即它能够分享信息和共同计划使整体物流效率得到提高。供应链管理强调核心企业与世界上最杰出的企业建立战略合作伙伴关系，委托这些企业完成一部分业务工作，自己集中精力和各种资源通过技术程序重新设计，做好本企业能创造特殊价值的、必须长期控制、比竞争对手更擅长的关键性业务工作。
1 供应链上企业ERP 的研究
1.1 ERP 概述
现代ERP强调对供应链的整体管理，将供应商、制造商、协作厂家、用户，甚至竞争对手都纳入管理的资源中，使业务流程更加紧密地集成在一起，进而提高对市场需求的响应速度。
1.2 采购管理系统在ERP 系统的位置和作用
采购供应管理在企业经营管理和生产运作管理中是一个十分重要的问题。在企业的经营中，物料采购成本占可以占产品总成本的50 %～70 %，因此，通过采购供应管理降低物料成本是企业增加利润的一个极有潜力的途径。此外，采购与库存之间有密切的关系，采购管理不当，会造成大量库存积压，导致企业大量资金被占用，相应的管理成本也会增加。同时，采购管理本身的好坏，还会影响到供货的价格、质量和及时性，进而影响到企业最终产品的价格、质量和销售的及时性，由此可见，采购管理是企业降低成本的重要环节。
2 供应链中的采购管理
在供应链管理模式中，采购工作要做到五个恰当：恰当的数量、恰当的时间、恰当的地点、恰当的价格、恰当的来源。
2.1 传统的采购模式
传统的采购工作的重点放在如何和供应商进行商业交易的活动上，特点是比较重视交易的供应商的价格比较，通过供应商的多头竞争，从中选择价格最低的作为合作者。在传统的采购方式下，质量、交货期等都是通过事后把关的办法进行控制，如到货验收等，而交易过程的重点放在价格的谈判上。
2.2 基于订单驱动的准时化采购
在供应链管理中的环境下，企业的采购方式和传统的采购方式有所不同。这些差异主要体现在如下几个方面:
(1)从为库存而采购到为了订单而采购的转变。在传统的采购模式中，采购的目的在于补充库存，即为库存采购。采购部门无法了解生产的进度和产品需求的变化，其制定的采购计划很难适应制造需求的变化。在供应链管理模式下，采购活动是以订单驱动方式进行的，制造订单的产生是在用户需求订单的驱动下产生的，然后，制造订单驱动采购订单，采购订单再驱动供应商。订单驱动的采购业务原理如图1 所示。
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图1 订单驱动的采购业务原理
(2)从采购管理向外部资源管理的转变。传统的采购管理的不足之处，就是与供应商之间缺乏合作，缺乏柔性和对需求快速相应的能力，造成供应商对采购部门的要求不能得到实时的响应，而且关于产品的控制也只能进行事后把关，不能进行实时控制，这些缺陷使供应链企业无法同步化运作。为此，供应链管理中的采购管理要向外部资源管理转变。外部资源管理就是采购业务活动的事后把关转变为事中控制。
(3)从一般的买卖关系向战略协作关系转变。在传统的采购模式中，供应链和需求企业之间是一种简单的买卖关系，因此无法解决一些涉及全局性、战略性的供应链问题，如库存、风险、采购成本等问题，而基于战略伙伴关系的采购方式为解决这些问题创造了条件。
这些问题的解决为实现准时化采购创造条件。准时化采购也叫JIT采购，它对供应链思想的贯彻实施有重要的意义。
在供应链环境下的采购模式和传统模式不同之处在于采用订单驱动的方式。订单驱动使供应与需求双方都围绕订单运作，也就实现了准时化、同步化运作。如果没有准时的采购方法，供应链企业很难适应这种多变的市场需求，因此，准时化采购增加了供应链的柔性和敏捷性。
3 供应链中的战略合作伙伴关系
供应链战略伙伴关系，也就是发生在供应商与制造商关系或制造商与经销商关系之间，在一定的时期内的共享信息、共担风险、共同获利的协议关系。这种合作关系形成于集成化供应链管理环境下供应链中具有一致的目标和利益的企业之间。供应链管理条件下的合作伙伴关系的目的是实现供应链的双赢，其核心思想就是充分利用外部现有资源和服务，以达到快速响应市场需求的目的。
4 战略合作伙伴关系的建立和供应商综合评价
4.1 建立战略合作伙伴关系的意义
JIT采购方式通过与供应商建立长期的战略性合作伙伴关系和有效的供应商管理，保证采购的低成本、高质量、高效率和高柔性，成为供应链管理中重要而有效的采购方式。供应商和用户的紧密合作是准时化采购成功的保证。企业为了实现低成本、高质量、柔性生产、快速反应，企业需要与供应商建立长期的战略性合作伙伴关系。此战略性合作关系使供应链成为一个快速重构的动态组织，它能紧抓一瞬即逝的市场机遇，将原本分散的技术资源、人力资源和管理资源快速有效地集成。
4.2 供应商综合评价
要对供应链环境下的供应商作出系统全面的评价，就必须有一套完整、科学、全面的综合评价指标体系。可归纳为四类:企业业绩、业务结构与生产能力、质量系统和企业环境。评价指标体系结构如图2 所示。
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图2 合作伙伴综合指标体系结构图
其中质量、价格、交货期是选择供应商时最重要的三个标准。其实，质量、成本和时间(生产周期)一直是一个企业的三个核心活动，因为质量是企业的立足之本，成本是生存之道，而时间则是发展之源。在选择长期战略合作伙伴时，这三个指标仍然是重中之重。
5 基于供应链的采购管理系统的原型系统
5.1 系统设计目标
采购环节是供应链系统中很重要的一个环节，基于供应链的采购方式不是传统的库存采购而是基于订单驱动的JIT采购。JIT采购通过与供应商建立长期的战略性合作伙伴关系和有效的供应商管理，保证采购的低成本、高质量、高效率和高柔性，成为供应链管理中的重要而有效的采购方式。为了保证JIT采购的有效实施，供应商评价显得至关重要，而质量、价格、交货期(即生产周期)是选择供应商时最重要的三个标准。
为此，我们结合中国国情，在融合供应链和现代ERP 管理思想，借鉴山东亚星集团购销比质比价比资信的管理经验的基础上，开发了基于供应链的采购管理系统的原型系统。系统的设计目标如下:①为企业在物资采购工作中建立起高度透明的物流、资金流、信息流的管理体系，帮助企业实现物资采购的事先计划、事中控制及事后分析;②为企业建立起物资采购资金预算、使用情况的分析体系，严把资金使用关;③为企业建立起物资采购历史价、上次交易价、当前价及价格走势的价格分析体系;④为企业建立起供应商在供货准时交货率、供货质量合格率、服务质量、交货期等方面的业绩分析体系，根据各供应商的绩效定期评定定点供应商(即战略伙伴)，从而整合供应链;⑤为企业建立起物资采购合同的生成及执行情况的跟踪分析体系，加强合同的管理力度，为评定供应商的资信等级提供依据;⑥为企业建立起库存管理及库存分析体系，减少不必要的库存占用资金，增加流动资金;⑦为企业建立物资质量跟踪体系，严把质量关，同时为评定供应商的质量分数提供依据;⑧为企业建立起物资采购完善的报表体系。
5.2 功能需求
企业的采购过程一般包括以下几个方面的内容:采购计划、评定供应商、审定供应商、采购决策、订货、接收。其中，系统将评定供应商，审定供应商功能设置在供应商管理模块中。而将采购计划、采购决策、订货、接收这几个连续的过程进一步地细分为请购、请购审核、请购批准、管理采购计划、招标管理、制定采购方案、采购方案审核、采购方案监审、采购计划审批、合同制定、合同审核、合同审批、合同监控、预入库登记、预入库验收、质检管理、正式入库一系列工作流相关业务处理。根据企业实际情况，系统也可以在原业务流的基础上动态设定审核的业务流程，从而简化审批手续。系统业务流程如图3 所示。
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图3 系统业务流程图
5.3 功能模块设计
物资采购管理信息系统涉及到采购人员、计划人员、合同人员、审计人员、监察人员、财务人员、质检人员、库管人员、信息操作员、系统管理员、企业领导等相关人员，根据各个职能部门及人员不同的信息需求和业务逻辑处理，将系统功能划分为10 个子系统，各子系统功能如下:
(1)基础管理子系统。该模块的功能主要为提供各项基础信息的设定和维护功能。包括:各项代码的定义，用户单位有关物资采购的组织结构的定义，根据企业实际选择本系统的工作流程等，并据此设定各终端用户的操作权限，可对不同级别的有审批权利的人员设定审核金额的上下限。
(2)供应商管理子系统。该模块是本系统的最核心子系统，供应商选择是JIT采购得以有效实施的重要保证，供应商管理对采购管理乃至整个供应链管理都是至关重要的。系统将所有供应商划分为通用供应商和定点供应商两大类，其中定点供应商即供应链中的战略合作伙伴，而通用供应商则是临时合作伙伴，企业定期进行供应商评价，评价原则为比质比价比资信，评价方法采用定性和定量相结合的方法。
供应商信息包括基本信息、供货信息、历史信息和资信信息。均是进行供应商评价的重要依据。其中，供应商基本信息分两部分:一种用于内部工作人员维护;一种用于供应商通过Internet 动态维护;供应商的供货信息包括供货范围、批量、供货能力、价格、质量、折扣等;供应商的资信信息包括到货质量等级、质量合格率、准时交货率、质量分数、资信等级等;供应商的历史信息，包括供货记录、质检记录、退货记录、降价记录、代用记录、应付款记录等。以上信息帮助企业通过定期的供应商业绩评价，不断确立战略合作伙伴(即定点供应商)，从而动态整合企业供应链。
(3)价格管理子系统。对于每一种物品，采用内部价格和外部价格管理，内部价格为考核价或计划价，外部价格是供应商的报价或市场价。对于内部价格的设定需要审核和监审。
(4)请购管理子系统。请购计划有两个来源:①由客户订单驱动产生的物料需求计划;②为库存采购而直接编辑产生的请购计划。请购计划经审核和监审生效后生成采购计划。
(5)采购管理子系统。各部门提出的请购计划经采购资金预算、同项物资合并和选择供应商生成采购总计划。选择供应商时要参照供应商提供的价格以及记录在案的质量分数和资信等级，若选择是定点供应商，则立即通过电子商务网站电子看板将采购计划通知供应商，以便供应商着手准备供货。采购总计划经过财务审核后进行任务分解，分解后的采购计划分配给采购负责人，采购负责人将采计划提请审核和批准，批准人在审批的同时确定采购方式。
(6 )合同管理子系统。它包括管理合同文档及合同的分批到货及分期付款信息，并对合同的执行进度进行跟踪监控。
(7 )招标管理子系统。招标管理适用于大宗物资采购。通过设定招标采购方式，可进入到招标管理中。招标以项目的形式进行，选择采购计划中为招标采购的物品形成一个招标项目。一个项目可包括多个采购计划，并且最终选中一家或多家供应商为该项目的供应商。
(8 )库存管理子系统。它包括入库、仓库和出库管理。为了便于进行物资的质量追踪，对物资的入库/出库实行严格的批号管理，从而为进一步实现入库、出库、销售、结算的一单到底奠定了基础o按批号和合同号记录供应商的物资质量信息和到货信息，为评定供应商业绩、整合供应链提供重要依据。
(9)辅助决策子系统。本模块主要通过从多方位、多角度反映采购管理中不同侧面的情况，使不同级别的企业领导者可以及时、准确地获取所需信息，从而为企业的采购决策提供科学有利的依据。其中查询包括库存查询、价格查询、供应商查询、计划查询、合同查询等o统计报表包括月份物资采购控制报表、供应商明细表、物资采购资金一览表、请购管理一览表、入库单、出库单等。
(10)电子商务子系统。该子系统实际上是企业的电子商务网站，主要实现下列功能：公司最新动态、公司介绍、产品展示、客户和代理商管理 、分支机构和职员管理 异地库管理 办公系统等; 根据权限的不同提供各种查询功能。如库存查询、价格查询、供应商查询、计划查询合同查询等; 基于权限的供应商部分基本信息维护功能; 动态在Web 上发布招标信息 供应商可在网上日填写投标信息;利用基于权限的电子看板，向定点供应商传达采购计划，修正订货计划和协商合同明细等，实现供应链管理的同步化运作和JIT采购。
6 总结
本文结合企业信息管理的实际需要，对供应链管理系统进行了探讨，并对在供应链管理环境下的采购管理中的供应商评价进行了研究，在此基础上给出了一个结合中国国情，融合供应链和现代ERP 管理思想的采购管理系统的原型系统的总体设计方案。